Die öffentlichen Zuschläge eines Wettbewerbers systematisch verfolgen

Die Frage, die im Vertrieb öffentlicher Aufträge am häufigsten falsch beantwortet wird, lautet: wie viel macht der Wettbewerber eigentlich mit der öffentlichen Hand? Geschätzt wird sie aus Messegesprächen und Referenzlisten. Beantwortet werden kann sie aus Bekanntmachungen, denn jeder Zuschlag oberhalb der EU-Schwellenwerte nennt den Auftragnehmer beim Namen.

Der Aufwand liegt nicht im Zugang, sondern darin, dass ein Unternehmen in den Bekanntmachungen nicht einmal, sondern in einem Dutzend Schreibweisen auftaucht — mit und ohne Rechtsform, mit Niederlassung im Namen, in Versalien, mit einem Tippfehler in der Straße. Wer nur nach der exakten Firmierung sucht, findet die Hälfte.

Der Reihe nach

1. Alle Namensvarianten sammeln, bevor Sie zählen. „Müller Bau GmbH“, „Mueller Bau GmbH“ und „MUELLER BAU GMBH & CO. KG“ sind drei Einträge und möglicherweise ein Unternehmen — oder zwei. Die Umsatzsteuer-ID oder die Handelsregisternummer entscheidet, der Name nicht.
2. Tochtergesellschaften getrennt führen und erst danach zusammenrechnen. Eine Konzernsumme ohne Aufschlüsselung nach Gesellschaft sagt nichts darüber, gegen wen Sie in einem konkreten Verfahren antreten.
3. Gemeinsame Zuschäge anteilig rechnen. Ein Anbieter in einer vierköpfigen Rahmenvereinbarung hat nicht die Rahmenvereinbarung gewonnen. Wer die Werte ungeteilt addiert, publiziert ein Vielfaches der Wirklichkeit.
4. Rahmenhöchstwerte aus jeder Summe herausnehmen. Der veröffentlichte Wert einer Rahmenvereinbarung ist eine Obergrenze für die gesamte Laufzeit und wird von vielen Stellen je Los erneut angegeben — eine Summe darauf ist keine Umsatzzahl.
5. Währungen nicht vermischen. Zloty, Kronen und Euro in einer Spalte ergeben eine Zahl, die niemand verteidigen kann.

Was in der Liste tatsächlich steckt

• Die Auftraggeber, mit denen der Wettbewerber arbeitet — und damit die Stellen, bei denen Sie nicht gelistet sind.
• Das Preisniveau, sofern ein Wert veröffentlicht wurde. In Deutschland ist das etwa bei drei von fünf Zuschlägen der Fall; wo der Wert fehlt, sagen Auftraggeber und Laufzeit trotzdem einiges über die Größenordnung.
• Die Anzahl der eingegangenen Angebote. Ein Zuschlag mit genau einem Angebot ist ein Hinweis darauf, dass der Markt die Bekanntmachung nicht gesehen hat — nicht darauf, dass der Wettbewerber unüberwindbar ist.
• Die Laufzeiten, und damit die Termine, an denen dieselben Aufträge wieder vergeben werden müssen.

Der eigentliche Zweck: der Kalender

Eine Rückschau auf gewonnene Aufträge ist Wettbewerbsanalyse. Nützlich wird sie erst als Vorschau: jeder dieser Verträge endet, und das Enddatum ist der einzige Zeitpunkt, an dem sich etwas ändern lässt. Zwölf Monate vor Ablauf beginnt die Vergabestelle intern zu planen, und genau dann ist ein Gespräch über den Bedarf noch zulässig und noch wirksam.

Auf Adjudera führt jede Lieferantenseite genau diese Liste, mit den auslaufenden Verträgen darunter und einem Verweis auf die ursprüngliche Bekanntmachung neben jeder Zahl. Geschätzte Enddaten sind als geschätzt gekennzeichnet und sollten nie als Tatsache zitiert werden.

Häufige Fragen

Ist es zulässig, die Zuschläge eines Wettbewerbers auszuwerten?

Ja. Zuschlagsbekanntmachungen sind Pflichtveröffentlichungen und ausdrücklich öffentlich; die Transparenz ist der Zweck der Vorschrift. Ausgewertet werden veröffentlichte Dokumente, keine Betriebsgeheimnisse.

Warum finde ich ein Unternehmen nicht, von dem ich weiß, dass es gewinnt?

Meist wegen der Schreibweise oder wegen der Schwelle. Suchen Sie nach Namensvarianten ohne Rechtsform, und prüfen Sie, ob die Aufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte liegen — dort besteht keine europaweite Veröffentlichungspflicht.

Warum stimmt die Summe der Auftragswerte nicht mit dem Umsatz überein?

Weil drei Größen verwechselt werden: nicht jeder Zuschlag nennt einen Wert, ein Rahmenhöchstwert ist kein Umsatz, und ein gemeinsam vergebener Auftrag gehört nicht einem Anbieter allein. Eine belastbare Summe verwendet nur endgültige Werte in einer Währung und teilt gemeinsame Zuschläge auf.

Was sagt ein Zuschlag mit nur einem Angebot?

Fast immer, dass außer dem Bestandsanbieter niemand geboten hat — häufig, weil niemand die Bekanntmachung gesehen hat. Solche Verfahren sind die aussichtsreichsten, nicht die aussichtslosesten.

Wie oft sollte man das prüfen?

Einmal aufsetzen und benachrichtigen lassen. Die Veröffentlichung erfolgt laufend, und eine Quartalsrecherche verpasst genau die Zuschläge, deren Laufzeit dazwischen beginnt.

So automatisiert der Vertrags-Radar von Adjudera diese Arbeit