Einen öffentlichen Auftraggeber recherchieren, bevor Sie bieten

Die teuerste Entscheidung im öffentlichen Vertrieb ist nicht ein verlorenes Angebot, sondern ein Angebot, das nie hätte geschrieben werden dürfen. Ob ein Verfahren realistisch ist, entscheidet sich an der Vergabestelle: wie sie bisher vergeben hat, wer dort sitzt, wie viele Anbieter sich überhaupt beteiligen.

Fünf Fragen, in dieser Reihenfolge

1. Was hat diese Stelle in Ihrer Warengruppe bisher vergeben? Eine Vergabestelle, die in fünf Jahren dreimal ausgeschrieben hat, wird ein viertes Mal ausschreiben. Eine, die noch nie ausgeschrieben hat, kauft vermutlich über einen Rahmen eines Dritten ein — und der Rahmen ist Ihr eigentliches Ziel.
2. Wer ist Bestandsanbieter, und seit wann? Ein Anbieter im dritten Verlängerungsjahr ist etwas anderes als einer im ersten Vertragsjahr.
3. Wie viele Angebote gehen dort typischerweise ein? Die Angebotszahl steht in vielen Bekanntmachungen. Zwei Bieter sind eine Chance; vierzehn sind ein Preiskampf.
4. Wie groß sind die Lose? Ein Gesamtauftrag, der Ihre Kapazität übersteigt, zerfällt häufig in Lose, die sie nicht übersteigen. Der Kopfbetrag ist nicht das, worauf Sie bieten.
5. Wann läuft der laufende Vertrag aus? Das ist der Termin, auf den alles andere sich bezieht.

Was der Auftraggebertyp ändert

• Kommunen und Landkreise vergeben klein, oft und regional. Die Wiederholung ist ihr Merkmal: wer einmal gelistet ist, wird wieder gefragt.
• Landes- und Bundesbehörden vergeben größer, formaler und mit längeren Laufzeiten. Der Aufwand je Verfahren ist höher, die Bindung dafür ebenfalls.
• Kliniken, Hochschulen und Stadtwerke sind öffentliche Auftraggeber mit privatwirtschaftlicher Beschaffungskultur — und häufig mit Einkaufsgemeinschaften, die das eigentliche Nadelöhr sind.
• Sektorenauftraggeber — Energie, Wasser, Verkehr — unterliegen eigenen Regeln mit höheren Schwellenwerten und mehr Verfahrensfreiheit.

Der Fehler, den fast alle machen

Aus einem einzelnen großen Zuschlag auf ein dauerhaft großes Budget zu schließen. Ein Neubau erscheint einmal. Eine Reinigungsleistung erscheint alle vier Jahre, zuverlässig. Für eine Pipeline ist die zweite Stelle mehr wert, obwohl die erste die größere Zahl trägt.

Auf Adjudera trägt jede Auftraggeberseite die bisherigen Zuschläge, die Bestandsanbieter je Warengruppe und die auslaufenden Verträge dieser Stelle. Jede Zahl ist mit der Bekanntmachung verlinkt, aus der sie stammt.

Häufige Fragen

Darf ich eine Vergabestelle vor der Ausschreibung ansprechen?

Ja, außerhalb eines laufenden Verfahrens. Eine Markterkundung ist ausdrücklich vorgesehen. Sobald das Verfahren läuft, gilt Gleichbehandlung, und jede Auskunft muss allen Bietern zugänglich gemacht werden.

Woran erkenne ich, ob eine Stelle regelmäßig ausschreibt?

An ihrer eigenen Veröffentlichungshistorie. Drei Zuschläge in derselben Warengruppe über fünf Jahre sind ein Muster; einer ist ein Einzelfall.

Warum veröffentlichen manche Auftraggeber keine Werte?

Weil die Angabe in bestimmten Konstellationen unterbleiben darf und viele Stellen davon Gebrauch machen. In Deutschland fehlt der Wert bei einem erheblichen Teil der Zuschläge; Auftraggeber, Laufzeit und Losschnitt bleiben trotzdem aussagekräftig.

Was bedeutet der Auftraggebertyp für das Angebot?

Vor allem für den Aufwand. Eine Kommune erwartet ein knappes, prüfbares Angebot; eine Bundesbehörde ein formal vollständiges. Derselbe Text funktioniert selten bei beiden.

Wie weit zurück sollte die Recherche reichen?

Mindestens über eine volle Vertragsgeneration, also fünf bis sechs Jahre. Kürzer, und Sie sehen eine Neuvergabe, ohne zu sehen, dass sie eine Wiederholung war.

So automatisiert der Vertrags-Radar von Adjudera diese Arbeit